AVG

Inleiding

Sinds mei 2018 kent de Europese Unie één privacywet, de Algemene Verordening Gegevensverwerking, kortweg AVG. Deze Europese regelgeving vervangt de  Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens. De AVG is niet alleen van toepassing op bedrijven maar ook op scholen, zorginstanties, verenigingen, stichtingen en kerken.

De AVG is dus ook van toepassing op de PKN Bedum. Het voorliggende document heeft tot doel de wijze waarop PKN Bedum de AVG naleeft, duidelijk te maken.

De invulling van bescherming van persoonsgegevens ligt bij bedrijven anders dan bij kerken. Zo hebben klanten van een bedrijf in principe geen weet van elkaar. Bij kerken ligt dit geheel anders. Wij zijn één gemeente van God en in zijn Naam één grote familie, waarbij het omzien naar elkaar in allerlei vormen kern is van het Kerk zijn. En daarvoor houden we net als bij een familie adressen, verjaardagen en andere levensmomenten bij. Dat doen we op een verantwoorde wijze waarbij het Kerk zijn voorop staat en waarbij we de AVG naar de geest van de wet naleven.

 

Maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens

De gemeenteleden van PKN Bedum hebben er recht op dat er zorgvuldig met de persoonsgegevens wordt omgegaan. Dat was zo en zal zo blijven. Binnen de kerk is iedereen die op basis van zijn (kerkelijke) functie gegevens ontvangt of onder ogen krijgt, tot geheimhouding verplicht. Dit geldt voor ouderlingen en diakenen op grond van de belofte die ze bij bevestiging afleggen. Maar dit geldt ook voor alle vrijwilligers binnen de kerk voor zover zij in aanraking komen met persoonsgegevens: zij hebben op aangeven van de Kerkenraad een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

 

De rechten van gemeenteleden

Een gemeentelid heeft met betrekking tot de AVG een aantal rechten die we als volgt kunnen samenvatten:

• Het recht op inzage in de eigen persoonsgegevens in een leesbaar formaat
• Het recht om vergeten te worden bij uitschrijving uit de kerk
• Het recht op rectificatie en aanvulling, wijziging van de gegevens indien deze niet correct zijn
• Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Vastgelegde gegevens

De vastlegging van persoonsgegevens vindt plaats in LRP. LRP is de verkorting van Leden Registratie Protestantse Kerk. Dit pakket wordt gebruikt voor de ledenadministratie, het pastorale werk van de gemeente en de bijdragenadministratie.

Gegevens ledenadministratie

In de ledenadministratie van PKN Bedum worden de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

• Het type inschrijving: lid, gastlid, ongedoopt, meegeregistreerde , vriend
• De persoonsgegevens

Naam, adres, woonplaats Man/Vrouw Geboortedatum Burgerlijke staat Datum burgerlijke staat wijziging Gezindte van overkomst Doop en datum Belijdenis en datum Kerkelijke gezindte belijdenis Gemeente van Belijdenis Samenstelling gezin: kind/partner/gezinshoofd

Daarnaast worden nog de gegevens van burgerlijke staat, de huwelijksdatum, de datum van eventuele ontbinding en een eventuele overlijdensdatum vastgelegd.

De  volgende functionarissen in de gemeente hebben toegang tot de ledenadministratie

• De leden van het kerkelijk bureau, regulier
• De lokaal beheerder, ad hoc ter ondersteuning

Gegevens pastorale administratie

De pastorale administratie omvat de gegevens van de ledenadministratie. Daarnaast worden voor de pastorale werkzaamheden ook de datums van huisbezoeken vastgelegd.
De Kerkenraad heeft op 25-11-2019 besloten dat er geen andere gegevens worden vastgelegd. Er worden dus geen pastorale notities vastgelegd.

De volgende functionarissen in de gemeente hebben toegang tot de pastorale gegevens:

• Predikanten, regulier
• Ouderlingen, regulier
• De lokaal beheerder, ad hoc ter ondersteuning

 

 Gegevens bijdragenadministratie

De bijdragenadministratie wordt gebruikt voor het innen van de toezeggingen voor Vaste Vrijwillige Bijdrage (VVB) en Zending Werelddiaconaat en Ontwikkelingssamenwerking (ZWO). De gegevens die vastgelegd worden, zijn de toezeggingen en betalingen over voorgaande jaren en het lopende boekjaar. Daarnaast worden ten behoeve van de (incasso-)verwerking van de bijdragen ook de bankrekeningnummers vastgelegd.

De volgende functionarissen in de gemeente hebben toegang tot de bijdragenadministratie:

• De bijdragenadministrateur VVB, regulier
• De bijdragenadministrateur ZWO, regulier
• De lokaal beheerder, ad hoc ter ondersteuning en ter voorbereiding van Aktie Kerkbalans

 

Het kerkblad

Het kerkblad wordt maandelijks in een papieren oplage uitgegeven. Het doel van het kerkblad is onder andere uitwisseling van informatie rondom gemeenteleden. Het kerkblad bevat dus berichten rondom persoonsgebonden gebeurtenissen zoals geboortes, ziekte, ziekenhuisopname en overlijden. De betrokkenen of degenen die namens hen mogen handelen, geven toestemming voor plaatsing in het kerkblad, zij mogen dit dus ook weigeren.

Het kerkblad wordt verstrekt aan de leden van de kerk.

 

De website van PKN Bedum

Op de website van PKN Bedum is onder andere de informatie rondom de kerk, de kerkdiensten, de predikanten, activiteiten en contactinformatie te vinden. Op het publiekelijk deel van de website staan foto’s waarop naast predikanten mogelijk ook andere personen herkenbaar kunnen staan.

De website heeft een afgeschermd deel waar onder andere beleidsnotities, de ledenlijst en pastorale informatie over leden gevonden kan worden.

 

De ledenlijst

De ledenlijst van de gemeente is te raadplegen op de website van PKN Bedum; voor toegang tot dit deel moet er met een gebruikersnaam en wachtwoord ingelogd worden. De gegevens zijn dus niet publiek toegankelijk. Bij uitschrijving van een gemeentelid wordt zijn toegang tot het afgeschermde deel opgeheven.

 

Kerkdiensten

In de reguliere kerkdiensten worden afkondigingen van persoonlijke aard gedaan en kunnen voorbeden gedaan worden.  Ook is het gebruikelijk de bloemen van de kerk als groet van de gemeente aan een te noemen gemeentelid te geven.

Niet reguliere kerkdiensten zijn huwelijks- en begrafenisdiensten.

 

Opnames Kerkdiensten

De reguliere kerkdiensten van de gemeente worden rechtstreeks uitgezonden en zijn via de website van PKN Bedum voor iedereen te volgen. Iedereen omvat hier zowel kerkleden als niet-kerkleden.
De diensten zijn terug te kijken gedurende een periode van zes tot zeven maanden.

Bezoekers van de kerkdiensten worden er op gewezen dat er tijdens de dienst opnames gemaakt worden waarbij zij in beeld kunnen komen.

Niet reguliere kerkdiensten zijn huwelijks- en begrafenisdiensten. Hiervan kunnen op verzoek van betrokkenen opnames gemaakt worden. De opnames worden niet gepubliceerd.

 

Pastorale werkzaamheden

De pastorale werkzaamheden worden uitgevoerd door de predikanten, de ouderlingen en contactpersonen. Contactpersonen kunnen via ouderlingen of predikanten informatie krijgen over bepaalde gemeenteleden; zij hebben echter geen toegang tot de ledenadministratie.

Ouderlingen en predikanten hebben toegang tot het pastoraal deel van de ledenadministratie. Zij hebben daarbij toegang tot informatie rondom verjaardagen, jubilea,  gedenkdagen  (overlijden partner bijvoorbeeld) en gezinssamenstelling. Deze informatie is noodzakelijk voor de invulling van het pastorale werk, het omzien naar elkaar.

 

Diaconale werkzaamheden

De kerkelijke gemeente heeft tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld, de diaconie is het uitvoerend onderdeel hiervan. Om haar werkzaamheden te kunnen doen worden gegevens van hulpaanvragen vast gelegd. Alleen voor de ondersteuning noodzakelijke gegevens worden vastgelegd, er is geen registratiesysteem waarin de gegevens worden vastgelegd.

 

 

Bedum, 1 december 2019

Taakgroep Beheer

Wilko Kuiper